SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Pendekatan Sistem dan Teknologi Informasi
1. PENDEKATAN SISTEM
A. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis
Sistem informasi akuntansi (SIA)
merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya
(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk
mengkonversi input berupa
data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang
digunakan untuk melaksanakan
kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi
pihak-pihak yang
berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan
perusahaan melakukan operasi,
menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan
mencerminkan aktivitas organisasi.
Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai
nilai ekonomis. Tipe
transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2)
Pembelian bahan baku, barang
dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerikas, (4)
Pengeluaran kas kepada
suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai p maan engolah
transaksi, sistem informasi
akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas
transaksi perusahaan.
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan
informasi yang diperlukan
dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang
disebut pemrosesan
informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses
informasi disediakan oleh sistem
pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem
pemrosesan transaksi. Namun
sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun
dari luar perusahaan.
Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan.
Mereka mempunyai tanggung
jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan
perencanaan dan pengendalian
operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan
penting seperti akuntan,
insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.
Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip
perusahaan. Berikut
ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas
perancangan sistem menurut Wilkinson
(1993):
·
1. Tujuan dalam perencanaan
sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan
kemampuan sistem yang lebih besar.
·
2. Mempertimbangkan trade-off
yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang
dikeluarkan.
·
3. Berfokus pada permintaan
fungsional dari sistem.
·
4. Melayani berbagai macam
tujuan.
·
5. Perancangan sistem
memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:
Ø 1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan
organisasi.
Ø 2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net
present value positif.
Ø 3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan
output-nya dapat digunakan.
Ø 4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan
kualitas kerja users.
Ø 5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem
serta teknologi mudah diperoleh atau dikembangkan.
Ø 6. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.
B. Komponen Sistem
Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas,
data, jaringan dan
teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan
meningkatkan operasi seharihari
sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan
masalah dan
pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi,
personal dan multiuser.
Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain
untuk memenuhi kebutuhan
informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user).
Sedangkan sistem informasi
multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari
kelompok kerja (departemen,
kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk
membangun sistem informasi, baik
personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara
efektif komponen-komponen
sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang
dan teknologi informasi
(hardware dan software).
D. Data dan Informasi
Akuntansi
Setiap sistem
informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan
data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk
security), dan penghasil
informasi.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri
atas memasukkan data transaski melalui formulir,
mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan
kelengkapannya.
Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum
dicatat. Jika data jauh dari
lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses
pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengklasifikasian atau
menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
2. Menyalin data ke dokumen
atau media lain.
3. Mengurutkan, atau
menysusn data menurut karaktersitiknya.
4. Mengelompokkan atau
mengumpulkan transaski sejenis.
5. Menggabungkan atau
mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
6. Melakukan penghitungan.
7. Peringkasan, atau
penjumlahan data kuantitatif.
8. Membandingkan data untuk
mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
3. Manajemen Data
Fungsi manajemen
data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan
pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan
penempatan data
dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap
pemutakhiran, data
yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa
terbaru. Kemudian pada
tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas
kembali untuk diproses lebih
lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan
pemrosesan data
mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan
pengurutan
data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan
sebagai pendahuluan
sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data.
Manajemen data
dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen
data akan menunjang
pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi
dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi
aktivitas dan informasi
kebijakan manajemen.
4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga
dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin
bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar.
Berbagai teknik dan prosedur
dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan
yang memadai.
5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi
seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
E. Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi
Akuntansi Keuangan
Informasi yang
dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi operasi
(IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan
(IAK). IO disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan
untuk membuat laporan yang memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi
yang dimaksud adalah aktivitas utama dan aktivitas lain yang timbul dalam
peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari aktivitas pembelian
bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari pemrosesan
sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan
umum dan lain-lainnya.
Aktivitas operasi selain dapat
menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk menghasilkan informasi
akuntansi manajemen dan informasi akuntansi. Informasi akuntansi manajemen
disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam pembuatan
keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan informasi inovatif
yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.
Informasi akuntansi keuangan
adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang disajikan sesuai dengan
Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum sebab
disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa
informasi yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor,
manajemen, pemerintah, dan sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak
lain selain investor dan kreditor.
Dengan demikian dibutuhkan satu
informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan bisnis
perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak
dapat memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain
itu, IAK disajikan dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu
memenuhi informasi yang dibutuhkan manajemen.
F. Teknologi Sistem
Informasi Akuntansi
Teknologi informasi yang meliputi
komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu entitas mengumpulkan
data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi
kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi informasi juga
memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara.
Efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk
melaksanakan bisnis
perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang
menghubungkan bisnis perusahaan
dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara
pemasok dan pelanggan.
Pihak-pihak yang terkait tersebut
berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI merupakan penghubung
value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI memicu adanya
value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi sistem
informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok.
Jika pelanggan dapat melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan
pemasok dapat melihat ke depan keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini
akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.
Bagi entitas, informasi yang
terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan menimbulkan keuntungan
strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai hubungan bisnis ini
akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan (customers
focus), bukan pada kepentingan individu related entities.
Entitas dimungkinkan memiliki
informasi secara real-time, dan beberapa bentuk pelaporan real-time kepada
investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.
Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran
informasi di atas menjadi ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan
disajikan secara virtual atau merupakan information-dual (Elliot, 1994).
Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik
sampai yang bersifat
operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA
akan menjadikan SIA sebagai sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan
information-dual. Information-dual akan dapat mempengaruhi semua organisasi
yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat digunakan dalam
pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual menyebabkan
perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.
Sistem informasi ini dapat
dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir yang
ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor
akan memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara
real-time.
Dengan demikian, manajemen dapat
mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah tindakannya secara
cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time.
Sistem informasi strategik akan
didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem
informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi
keuangan, bahkan sistem informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik
itu sendiri.
G. Pencapaian Sistem
Informasi Akuntansi yang Memadai
Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan
sistem, maka perlu
pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang
menjadi keyakinan manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi.
Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi
manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua
filosofi yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi,
yaitu dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan senjata ofensif
strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai senjata pertahanan
taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan dan
kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus
dilalui dan bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai
senjata ofensif yang strategik untuk dapat memenangkan persaingan.
Kebijakan sistem informasi yang
proaktif akan menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi
garis, serta menghilangkan batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi
proaktif mengakui penerapan teknologi informasi, seperti telekomunikasi,
komputer, electronic mail, computer-integrated manufacturing, teleshopping,
teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi. Tujuan sistem
informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah salah
satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem
membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan.
Suatu sistem dengan tujuan
tertentu akan menyelesaikan lebih banyak untuk suatu organisasi, daripada
sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang ambisius (Calliueot and
Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa penciptaan suatu
informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan sejumlah
sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu tindakan
yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat
lunak dan pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa
manusia bersumber daya yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan
menghasilkan informasi yang tidak layak,
tidak tepat waktu atau tidak akurat.
H. Aspek Pengendalian Intern
Sistem Informasi Berbasis Komputer
Elemen
pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir sama
dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang
berbeda pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;
1. Sistem informasi
terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian
besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
2. Sedikitnya bukti berupa
dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan
jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).
3. Pengendalian harus
diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen
yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.
4. Diperlukan prosedur
dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses
sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up
termasuk dalam hal ini.
5. Perlu dilakukan
sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.
6. Memungkinkan
pengendalian intern melalui program-program komputer.
7. Pengendalian pada salah
satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada fungsi yang lain.
Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis
komuter dikelompokkan sebagai berikut:
1. Pengendalian Manajemen
(Management Control)
Pengendalian manajemen yang
diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:
1. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi,
apakah desain sistem
informasi telah memenuhi
garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam
rencana induk.
2. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual.
Fungsi yang perlu
dipisahkan adalah:
● Perancangan
dan penyusunan program sistem
● Operasi
pengolahan data
● Dokumentasi
program dan kepustakaan
● Seleksi
dan pelatihan karyawan
● Perlu
adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang ada dalam sistem tersebut
● Pengendalian
anggaran
3. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem
Penerapan sistem informasi
akuntansi berbasis komputer merupakan investasi
yang besar, demikian pula
untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu
melakukan pengendalian
intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis
pengendalian yang
diterapkan untuk hal ini adalah:
● Pengendalian
siklus pengembangan sistem. Setiap usulan
pengembangan sistem
sebaiknya melalui sebuah prosedur yang
memerlukan otorisasi dari
manajer pengembangan sistem atau
semacamnya.
● Pengendalian
terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini
diperlukan karena
dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi
antara perancang sistem
dengan users. Sistem dan pengembangan
sistem yang tidak didokumentasikan
dengan baik akan menambah
biaya pengembangan karena
harus mencari informasi mengenai
detail sistem ke pihak
perancang terdahulu.
● Pengendalian
terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti halnya pada pengendalian
siklus pengembangan sistem.
4. Pengendalian
Akses (Access Control)
Pengendalian
akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer. Penerapan berbagai teknik password bertingkat
untuk mengendalikan akses setiap personil
merupakan teknik yang paling banyak digunakan.
Pengendalian akses mencakup
lingkup berikut:
● Pengendalian
akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap
karyawan memiliki wewenang
untuk keruangan di mana komputer
induk dan media penyimpanan
diletakkan. Selain itu perlu pula
prosedur pengamanan
perangkat keras dari berbagai bencana dan
kecelakaan yang disebabkan
oleh hal lain.
● Pengendalian
akses terhadap perangkat lunak.
● Pengendalian
terhadap dokumentasi program. Akses terhadap
program ini hendaknya
dilindungi melalui otorisasi dari pihak
tertentu. Dengan memiliki
dokumentasi program maka sangat
memungkinkan seseorang
memodifikasi program untuk kepentingan
pribadi.
● Pengendalian
terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini
mutlak diperlukan karena
sangat banyak data yang dihasilkan dari
sebuah sistem informasi
yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi
dari pihak-pihak tertentu.
I. Komputerisasi Proses
Akuntansi
Melihat karakteristik komputer
dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan
bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti
dengan komputer. Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai
ke pelaporan sebenarnya bersifat matematis (karena hubungan buku besar dapat
ditunjukkan dalam persamaan akuntansi, sistematis (karena urutan mengerjakannya
jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau judgement tidak terlibat
lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan, pembandingan,
penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah
jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya
menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di
atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah analisis transaksi karena
kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut
salah.
Yang menjadi persoalan adalah
siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan data (data entry). Tentu
saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya orang/operator
tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi dengan
komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan
sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih
tetap dapat menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat
menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang
diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka
file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu.
Cara ini merupakan salah satu
contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan
orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau
penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri
atas keyboard, layar monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang
mempunyai komputer berskala besar, komputernya sendiri biasanya tidak tampak
atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi khusus terletak di tempat
yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua perangkat komputer
menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan
komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi manjadi tidak ada lagi,
konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan
karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep
yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang,
daftar utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan
segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam
komputer maka laporan keuangan akhir
dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem komputer tidak diperlukan
lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa konsep
pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan
komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi
yang mengolah data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data
Processing (EDP) yang selain
mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan
yang lain.
Mencatat Transaksi
dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi
biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator yang melakukan pencatatan
transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah.
Setiap langkah yang dikerjakan
dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo) dapat
dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar
monitor. Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya
ditampilkan di layar monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar
operasi yang dapat diminta oleh
operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.
Pertimbangan
Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan
komputer adalah pertimbangan cost and benefit. Penggunaan komputer merupakan
sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya
dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya
yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan
alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan.
Waktu, tenaga, sumber daya yang
lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul
ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran
kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan
ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Kalau dibandingkan dengan sistem
manual, sistem komputerisasian memang jelas mempunyai keunggulan (benefit)
khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas
(capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan
suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip
terakhir telah memungkinkan
kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam
sepertrilliun detik
(picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses
dalam seketika.
Ketelitian jelas dapat diandalkan
karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer akan memroses tanpa campur tangan manusia
lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan benar kemungkinan kesalahan
perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum
suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial
run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam
sistem manual, karena tiap langkah dikerjakan oleh manusia, kemungkinan
kesalahan menjadi lebih besar.
Kapasitas untuk menyimpan,
mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena data disimpan dalam
bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama komputer
dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk
rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data
tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer
(computer failure) dapat merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau
hilang atau tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya diperlukan suatu
mekanisme backup.
Manipulasi dengan komputer dan
kejahatan
dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan
yang
mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer.
Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer
security yang memadai.
Penggunaan password merupakan
salah satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat mengubah atau memasukkan
angka ke dalam sistem komputer.
Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan
harus yakin bahwa
yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar
diperlukan dalam rangka menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan.
Yang lebih penting adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana
memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak
mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak
bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal
tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO).
2. PENDEKATAN TEKNOLOGI
INFORMASI
Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi
seperti halnya siklus pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini
mensyaratkan adanya suatu metode daur hidup pengembangan sistem. Pola daur
hidup pengembangan sistem dapat menggunakan beberapa model. Adapun tahapan
pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut :
1. Tahapan Analisis Sistem
Dimulai karena adanya permintaan
terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani dalam bentuk tim, yang melibatkan
pemakai, analis sistem, dan para spesialis sisteminformasi yang lain, serta
barangkali juga auditor internal.
Tujuan utama analisis sistem adalah
untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan
(dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan
analisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan
dan analisis kebutuhan.
Studi Kelayakan
Menentukan kemungkinan keberhasilan
solusi yang diusulkan. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan
tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan
kendala yang terdapat pada perusahaan serta
dampak terhadap lingkungan sekeliling.
Analis sistem melaksanakan
penyelidikan awal terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam
usulan proyek pengembangan sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan
meliputi:
●
Penentuan
masalah dan peluang yang dituju sistem
● Pembentukan
sasaran sistem baru secara keseluruhan
● Pengidentifikasian
para pemakai sistem
● Pembentukan lingkup
Aspek Pertimbangan
Teknologi
Ø Apakah sistem dapat dikembangkan dan dioperasikan
dengan teknologi yang tersedia?
Ekonomi
Ø Apakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yang
dikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhan
personil)?
Non-ekonomi
Ø Apakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan yang
tak dapat diukur dengan uang
Organisasi atau
Operasional
Ø Apakah sistem yang diusulkan bisa cocok dengan budaya
organisasi?
Ø Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem baru
sesuai dengan pegawai yang akan mengoperasikannya?
Jadwal
Ø Mungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan?
Kendala hukum,
etika, dan yang
lain
Ø Apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan
etika atau hukum?
Ø Apakah terdapat kendala-kendala yang berbahaya yang
dilanggar?
Analisa Kebutuhan
Analisis kebutuhan dilakukan untuk
menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi fungsional). Spesifikasi kebutuhan adalah
spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika
diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepahaman
antara pengembang sistem, pemakai yang kelak menggunakan sistem, manajemen, dan
mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal).
Analisis kebutuhan
ini diperlukan untuk menentukan:
● keluaran yang akan dihasilkan sistem,
● masukan yang diperlukan sistem,
● lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran,
● volume data yang akan ditangani sistem,
● jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta
● kontrol terhadap sistem
2. Tahapan Analisis Sistem
Perancangan Konseptual
Disebut juga perancangan logis . Pada
perancangan ini, kebutuhan pemakai dan pemecahan masalah yang teridentifikasi
selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk diimplementasikan Ada tiga
langkah penting yang dilakukan dalam perancangan konseptual, yaitu: evaluasi
alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan penyiapan laporan
rancangan sistem secara konseptual. Evaluasi alternatif rancangan
digunakan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang
bisa digunakan dalam sistem
Contoh:
● perusahaan mau menggunakan pesanan
pembelian atau menggunakan EDI
● Arsitektur teknologi informasi yang
digunakan terpusat atau terdistribusi
● Entri data akan dilakukan melalui keyboard, barcode scanner,
atau kedua-duanya. Evaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney,
Steinbart, dan Cushing, 1997):
● Bagaimana alternatif-alternatif
tersebut memenuhi sasaran sistem dan organisasi dengan baik?
● Bagaimana alternatif-alternatif
tersebut memenuhi kebutuhan pemakai dengan baik?
● Apakah alternatif-alternatif tersebut
layak secara ekonomi?
● Apa saja keuntungan dan kerugian
masing-masing? Skema Perancangan Konseptual Spesifikasi rancangan ini mencakup
elemen-elemen berikut:
● Keluaran
Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian,
mingguan, dan
sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan
cukup ditampilkan pada layar atau perlu dicetak
● Penyimpan data
Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk
laporan ditentukan lebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang
maksimal terdiri atas 25 karakter) dan letaknya dalam berkas
● Masukan
Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke
dalam sistem
● Prosedur pemrosesan dan operasi
Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses
dan disimpan dalam rangka untuk menghasilkan laporan
Perancangan Fisik
Rancangan
keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen
● Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data
● Rancangan antarmuka pemakai dan
sistem, berupa rancangan interaksi antara pemakai
dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya)
● Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras dan perangkat
lunak yang digunakan
● Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data, termasuk
penentuan kapasitas masing-masing
● Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi dengan
algoritma (cara modul atau program bekerja)
● Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam sistem
(mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan)
● Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan
fisik.
● Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem
● Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap
sistem lama
Adapun tools yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :
3. Tahapan Implementasi
Mencakup
aktivitas-aktivitas:
● Pemrograman dan pengujian
● Instalasi perangkat keras dan
perangkat lunak
● Pelatihan kepada pemakai
● Pembuatan dokumentasi
● Konversi
Pemrograman dan Pengujian
● Pemrograman adalah aktivitas
pembuatan program atau sederetan instruksi yang digunakan untuk mengatur
komputer agar bekerja sesuai dengan maksud masing-masing instruksi
● Setiap program menjalani pengujian
secara individual untuk memastikan bahwa program bebas dari kesalahan.
Pengujian seperti ini disebut dengan
pengujian unit
● Jika terjadi kesalahan, pemakai akan
berusaha mencari penyebabnya dan
proses untuk melakukan pencarian kesalahan ini dikenal
dengan sebutan
debugging. Adapun kesalahan-kesalahan dalam program disebut bug atau
kutu.
Pengujian sistem
Setelah melalui pengujian integrasi,
fungsi-fungsi dalam sistem dan juga kinerjanya diuji. Sistem divalidasikan
terhadap spsesifikasi kebutuhan dengan kondisi dan lingkungan yang menyerupai
dengan keadaan dan lingkungan operasional. Pada pengujian ini, kontrol dan prosedur
pemulihan sistem (system recovery) juga diuji
Pengujian penerimaan
Dilakukan sebelum sistem dioperasikan
dengan melibatkan pemakai, pengembang sistem, personil yang akan memelihara
sistem, manajemen, dan auditor internal. Tujuannya adalah untuk meyakinkan
bahwa segala kebutuhan telah terpenuhi. Dalam hal ini pemakai
akan memberikan persetujuan untuk menerapkan sistem ini
sebagai sistem produksi (sistem yang akan dioperasikan oleh pemakai)
Pengujian instalasi
Jika pengujian penerimaan dilakukan
sebelum sistem dipasang ke lingkungan operasional, sistem perlu diuji kembali
setelah dipasang. Pengujian seperti inilah yang disebut pengujian instalasi
Konversi
● Konversi merupakan tahapan yang
digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem
yang lama
● Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan
konversi, yaitu konversi paralel, konversi langsung, konversi modular atau
bertahap, dan konversi pilot
Konversi paralel (parallel conversion)
Sistem baru dan sistem lama sama-sama
dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima
untuk menggantikan sistem lamna, maka sistem lama segera dihentikan
Konversi langsung (direct conversion atau direct
cutover)
Konversi ini dilakukan dengan cara
menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru
Konversi pilot (pilot conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara
menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai
pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke
tempat-tempat yang lain
Konversi modular atau
bertahap (phased conversion)
Konversi dilakukan dengan
menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi
sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika
tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul
lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama
akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih
aman daripada konversi langsung.
4. Tahapan Dokumentasi
● Dokumentasi pengembangan
Dokumentasi ini menjabarkan sistem secara
lengkap, mencakup deskripsi sistem, bentuk keluaran, bentuk
masukan, bentuk basis data, bagan alir
program, hasil pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai
● Dokumentasi operasi
Dokumentasi
ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, cara pengoperasian peralatan,
faktor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas
● Dokumentasi pemakai
Berisi
petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup materi
pelatihan Operasi dan Perawatan
● Perawatan perfektif
ditujukan untuk memperbaharui sistem
sebagai tanggapan atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi,
meningkatkan
efisiensi sistem, dan memperbaiki
dokumentasi
● Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri
terhadap lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Sebagai contoh,
perawata ini dapat berupa perubahan aplikasi dari mainframe ke lingkungan client/server
atau
mengonversi dari sistem berbasis berkas ke lingkungan basis data
● Perawatan korektif berupa pembetulan atas kesalahan-kesalahan
yang ditemukan pada saat sistem
berjalan.
DAFTAR PUSTAKA
